創造的かつ効果的な会議の計画について

マネージャーが直面する最も厄介な問題の一つは、終わりのない会議への参加です。特に、簡潔で建設的かつ要点を押さえた会話で解決できる問題がある場合、長時間の会議は非効率です。そのため、ビジネスの専門家たちはこうアドバイスします。「カレンダーを見直して、会議を短縮せよ」具体的には、1時間の会議なら30分に、30分なら15分に短縮するということです。

このアドバイスは「時は金なり」という価値観が根付いた西洋文化では効果的ですが、時間に対して柔軟なアプローチが一般的な文化ではどうでしょうか？例えばポーランドを含む多くの国では、会議への遅刻は珍しくありません。しばしば、主要な参加者が会議室やオンラインルームに到着してから、ようやく本題に入ることが多いのです。この状況、心当たりはありませんか？

では、どうすれば礼儀正しく、かつ効率的に時間を節約できるのでしょうか？

✅ 目的を明確にする – 参加者全員が「なぜ会議をするのか」「何を達成するのか」を正しく理解することが重要です。目的が不明確なら、会議を開く必要はありません。

✅ アジェンダを作成する – 事前に議題を整理し、会議の進行をスムーズにします。アジェンダがなければ、話が脱線しやすく、時間を浪費してしまいます。

✅ 事前準備を徹底する – 参加者が準備不足だと、会議が長引く原因になります。事前に必要な情報を共有し、会議でスムーズに意思決定できるようにしましょう。

✅ 発言を簡潔にする – アジェンダが多すぎたり、話し好きな人がいると、予定時間内にすべての議題を終えるのが難しくなります。その場合、一部の議題はメールで対応するのも効果的です。全員が集まらなくても、文書で議論し、意思決定を進める方法を検討しましょう。

✅ 決定事項をまとめる – 会議後、決定事項を簡潔にまとめて参加者に共有することも重要です。これにより、次のアクションが明確になり、無駄なフォローアップ会議を減らせます。さらに、会議の有効性について参加者のフィードバックを集めるのも良い方法です。

効率的な会議の計画は、単に時間を節約するだけでなく、本当に重要な業務や創造的な課題に集中できる環境を作ることにつながります。なぜなら、一番理想的な会議とは？「そもそも開く必要のない会議」だからです。 🚀