Co wspólnego ma zarządzanie czasem z drabiną?

Dobra współpraca w zespole to nie tylko pomysły i cele. Kluczowe jest to, jak ze sobą rozmawiamy.

Można to porównać do wspinania się po drabinie — im wyżej jesteśmy, tym lepiej się słuchamy, sprawniej podejmujemy decyzje i oszczędzamy czas. Ale jeśli tkwimy na dole, to każda rozmowa przeradza się w chaos, a spotkania ciągną się w nieskończoność i niewiele z nich wynika.

Pierwszy szczebel — brak słuchania. Czas przecieka przez palce.

Tu mamy sytuację, w której ludzie siedzą na spotkaniu, ale myślami są gdzie indziej. Scrollują telefon, odliczają minuty do końca albo czekają, aż wreszcie będą mogli wyjść. Zero zaangażowania. Efekt? Po takim spotkaniu i tak trzeba się spotkać jeszcze raz, bo nic konkretnego nie zostało ustalone.

Drugi szczebel — czekanie na swoją kolej.

Każdy skupia się na tym, co sam chce powiedzieć. Niby słucha, ale tylko jednym uchem. Spotkania się przeciągają, bo wszyscy w kółko powtarzają te same rzeczy. Ciężko wyciągnąć konkretne wnioski, a decyzje się rozmywają.

Trzeci szczebel — słuchanie po to, żeby się nie zgodzić.

Zamiast rozmowy robi się walka na argumenty. Każdy broni swojego i czeka, żeby wbić szpilę. Energia idzie w udowadnianie racji, a nie w szukanie rozwiązań. Spotkania są długie, męczące i mało produktywne.

Najwyższy szczebel — słuchanie, żeby zrozumieć.

I tu robi się magia. Ludzie faktycznie słuchają, dopytują, chcą zrozumieć, o co chodzi drugiej stronie. Dzięki temu spotkania są krótsze, konkretne i kończą się ustaleniami. Nie trzeba nic powtarzać ani „wracać do tematu”. Po prostu — robota idzie do przodu.

Dobra organizacja pracy zaczyna się od słuchania.

Dużo się mówi o zarządzaniu czasem, ale prawda jest taka, że największą oszczędność daje właśnie lepsza jakość rozmów. Im wyżej jesteśmy na tej drabinie, tym mniej powtórek, nieporozumień i niepotrzebnych dyskusji.

Warto się zastanowić — na którym szczeblu tej drabiny jesteś Ty i Twój zespół?

Co sprawia, że idziecie w górę — otwartość, pytania, umiejętność zrobienia pauzy?

A co Was trzyma na dole — pośpiech, presja, potrzeba postawienia na swoim?

Odpowiedzi na te pytania mogą zrobić dużą różnicę w tym, jak pracujecie i jakie efekty osiągacie.

Inspiracja: „Coaching from A to Z and back again” Bob Thomson, 2023